Rédiger sa description de poste

Rédiger sa description de poste : un atout pour progresser dans sa carrière !

La gestion individualisée des emplois et des compétences est à la mode aujourd’hui dans les entreprises. Qu’est-ce que cela signifie pour vous ? Une nécessité plus forte que dans le passé de prendre en main votre propre évolution professionnelle. Préparez-vous dès maintenant, suivez nos conseils : rédigez et tenez à jour votre description de poste et vous affronterez l’avenir avec plus de sérénité !

  • Qu’est-ce qu’une description de poste ?
  • 6 bonnes raisons de rédiger sa description de poste
  • Comment s’y prendre pour recenser toutes ses activités ?
  • Les différentes rubriques qui doivent figurer sur votre description de poste

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Réussir son entretien annuel

Dorothée Bazin Secrétariat Conseil – Reproduction interdite sans l’autorisation de l’auteur

Votre prochain entretien annuel est programmé ! Moment redouté et subi, ou moment privilégié pour faire le point sur sa fonction et savoir précisément ce que l’on attend de vous ?
Bien préparé, votre entretien annuel peut être une excellente occasion pour vous de dynamiser votre carrière et de renforcer votre motivation.
Vous trouverez dans ce document tous les conseils pour préparer votre entretien annuel et le mener avec succès !

Qu’est ce que l’entretien annuel ?

  • Un moment privilégié d’échanges avec votre manager dans une logique de progrès pour tous
  • Ce que ne doit pas être l’entretien annuel !
  • À quoi sert l’entretien annuel ?
  • 7 bonnes raisons de ne pas négliger votre entretien

Préparer efficacement votre entretien annuel

  • Appliquez une méthode préparatoire infaillible !
  • Établissez un plan d’intervention pour optimiser la rencontre
  • Mettez-vous en (bonne) condition pour réussir l’entretien

Vivez pleinement votre entretien annuel

  • Adoptez une attitude positive et constructive
  • Négociez des objectifs de progrès réalistes
  • À l’issue de l’entretien

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Le métier d’assistante face aux innovations du monde du travail

Les innovations continues du monde du travail modifient en permanence le métier des assistantes.

On distingue 4 facteurs essentiels :

 1 – Les évolutions du monde extérieur

Une nouvelle donne économique mondiale

Elle est faite d’instabilité : bulle Internet, immobilière, matières premières ….et nous ne sommes pas à l’abri des prochains aléas, entraînant recul ou faiblesse de la croissance, déséquilibres financiers, chômage… Comment conserver son employabilité  dans ce contexte ?

 L’internationalisation des marchés

Même si votre entreprise est une PME franco-française, elle subit indirectement les effets de la mondialisation. Ses fournisseurs ou ses clients sont parfois étrangers. Elle doit se soumettre aux règles commerciales ou environnementales de la Communauté Européenne. Il va falloir de plus en plus apprendre à travailler avec des cadres étrangers ou à évoluer dans un environnement multi-culturel.

 L’impact du développement durable

Il est au cœur des préoccupations de la planète toute entière !  Conscientes des enjeux pour l’environnement, les entreprises  s’engagent dans une démarche de Développement Durable qui affecte toutes les fonctions internes. Les assistantes ont un rôle à jouer dans la gestion des « consommables » et la mise en place de nouvelles façons de travailler dans le respect des démarches engagées dans leur milieu professionnel.

 Quelles compétences développer pour faire face aux innovations du monde extérieur ?

Nous les avons regroupées en 3 catégories : savoir, savoir-faire et savoir-être :

Savoir Savoir faire Savoir-être
Culture économique

Connaissance  des langues

Connaissance des règles du commerce international

Sensibilisation à l’impact du développement durable

Assurer une veille permanente sur l’actualité économique et écologique

Pratiquer au moins une langue étrangère

Maîtriser des outils de travail à distance

A l’aise au plan relationnel

Sensible à l’interculturel et son savoir vivre

Réactive, diplomate

Ouverte d’esprit

Curieuse intellectuellement

2 – Les innovations technologiques

L’informatisation progressive des processus administratifs

Gérer le planning des congés, réserver un titre de transport, s’inscrire à une session de formation, gérer les fournitures, réserver une salle de réunion, autant de tâches dévolues autrefois aux assistantes et qui sont aujourd’hui directement accessibles par tout un chacun sur le réseau de l’entreprise. Les collaborateurs sont vivement incités à utiliser les applications  informatiques mises à leur disposition. Le secrétariat n’est donc plus le passage obligé pour accomplir les tâches administratives.

 Des managers de plus en plus nomades

Bardé d’outils portables, le manager est de moins en moins présent à son bureau. Il doit être joignable à tout moment et les outils pour ce faire ne manquent pas :  ordinateur portable, Smartphone qui permet de recevoir ses mails à distance et surfer sur Internet, l’agenda électronique qui permet d’être en mode synchrone où que l’on soit… Les  i-pod, i-pad, i-books, tablettes électroniques, écrans tactiles et autres logiciels  de reconnaissance vocale[1] L’assistante doit non seulement acquérir en permanence une grande maîtrise de ces nouveaux outils, mais apprendre à travailler à distance avec son manager.

 L’explosion  des systèmes de communication et du partage des informations

Rares sont les assistantes qui aujourd’hui n’ont pas accès à Internet. C’est une base de données gigantesque qui a réponse à (presque) tout. Faut-il encore savoir trouver la bonne information au bon endroit, utiliser les bons  moteurs de recherche (Google) , tester les nouveaux (Bing..) et organiser ses sites favoris pour gagner du temps.La plupart des entreprises ont développé un Intranet. Il met en réseau tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement de l’entreprise. Il permet de se tenir au courant de l’actualité interne, de trouver les organigrammes ou les coordonnées des collaborateurs.

Voici l’ère du Web 2.0, le travail collaboratif et partagé sur des espaces communs. La messagerie instantanée facilite les échanges spontanés mais perturbe notre concentration. L’assistante doit apprendre à s’organiser dans ce nouvel environnement technologique

 Quelles compétences développer pour faire face aux innovations technologiques ?

Savoir Savoir faire Savoir-être
Complexité des outils informatiques

Apprentissage des logiciels internes

Navigation ou veille sur Internet

Connaissance du Web 2.0

Se tenir informée

Travailler en réseau

Optimiser les outils collaboratifs

Mettre à jour ou rédiger des pages écran Web

Maîtriser l’instantanéité des échanges

Curieuse d’esprit

Ouverte à l’auto-formation (e-learning)

Précise et rigoureuse

Résistante au stress

Innovante

3 – Les innovations organisationnelles

Le développement du travail en équipe

La plupart des assistantes que nous rencontrons en formation aujourd’hui travaillent pour une équipe. Le binôme manager/secrétaire se fait de plus en plus rare. L’assistante partage son temps entre son manager et son équipe. Certaines sont de véritables assistantes dans la conduite de projets dont elles assurent tous les aspects logistiques : respect des délais, suivi des actions, contrôle des moyens à mettre en place pour assurer la réussite du projet.Le travail en équipe se traduit également par (un nouveau mode de collaboration) une plus grande co-efficacité  entre assistantes et managers. Plus près de leur personnel, ceux-ci doivent être attentifs au développement des compétences de leurs collaborateurs à travers des entretiens annuels et la fixation d’objectifs de progrès. Avec la diminution des lignes hiérarchiques, les activités  de gestion, de planification et de suivi sont transférées aux assistantes.

 Quelles compétences développer pour faire face aux innovations organisationnelles ?

Savoir Savoir faire Savoir-être
Bonne connaissance de l’entreprise et de son organisation

Connaissances techniques (RH, Gestion…)

Méthodes et logiciels de suivi de projet

 

S’organiser à plusieurs

Partager l’information

Gérer les  priorités

S’impliquer dans le suivi des activités ou des projets

 

Solidaire  (entraide)

Co-efficace,

Pro-active,  Force de proposition

Autonome et responsable

Adaptable au changement

 

4 – Les innovations commerciales ou de service

 « Avoir l’obsession du client », voilà une autre valeur essentielle pour l’entreprise

Pour les assistantes, le premier client, c’est d’abord le  manager et son équipe ! Il est bon parfois  de le rappeler… On attend d’elles des qualités d’écoute, de disponibilité et un excellent niveau de compétence technique comme pour un bon vendeur !Enfin, la qualité du service client c’est aussi une excellente connaissance de son environnement professionnel et d’irréprochables qualités d’expression écrite et orale. N’oublions pas que « nous n’avons jamais une deuxième occasion de faire une bonne première  impression ! ».

 Développement de la responsabilité commerciale

Le nomadisme des managers laisse le champ libre aux secrétaires et assistantes qui assurent le premier niveau de traitement de la relation client.Dans les PME, c’est l’assistante qui prend les commandes, assure le suivi et la facturation, s’efforce de résoudre les problèmes.

 Contrôle des normes Qualité

Les entreprises certifiées aux normes ISO sont de plus en plus nombreuses. Les procédures administratives exigent une grande rigueur et de la persévérance pour les maintenir au fil des années.

Une fois encore, les secrétaires et assistantes sont chargées de les contrôler ou de les faire appliquer, de mener des audits internes ou d’initier les nouveaux arrivants à leur pratique.

 Chasse au gaspi !

Fournitures de bureau, consommation de papier, la gabegie règne dans les entreprises ! La secrétaire veille sur les dépenses de fonctionnement, négocie avec les fournisseurs, gère le renouvellement des contrats de maintenance. Son rôle de gestionnaire interne devrait se développer dans les années à venir.

Quelles compétences pour faire face aux innovations commerciales et de service ?

Savoir Savoir faire Savoir-être
Maitrise des techniques commerciales

Bonne connaissance des clients internes et externes

Maitrise des règles de la Qualité

Accompagnement de la démarche de développement durable dans son entreprise

Assurer la continuité de service et la permanence de l’accueil

Concilier le sens du client et l’intérêt de la société

Communiquer de façon pertinente à l’oral et l’écrit

A l’écoute

Disponible

Constructive (esprit de service)

Réactive

Souple et affirmée

Accueillante (sourire spontané)


 

[1] Selon une étude américaine réalisée par l’IAAP ,(International Association of Administrative Professionals) : 4, 28 % des 3177 personnes interrogées en 2009  utilisaient des logiciels de reconnaissance vocale